Számlázz.hu automatizálás: mit lehet vele kiváltani
A számlázás az a feladat, amit senki nem szeret, mindenki este csinál, és pont ezért csúszik. A jó hír, hogy a legtöbb kisvállalkozásnál a folyamat annyira ismétlődő, hogy egyszer be lehet állítani, és utána nem kell hozzányúlni.
· 6 perc olvasás
Mit jelent az, hogy automatizálás
Nem azt, hogy egy program helyetted dönt. Azt jelenti, hogy amikor bekövetkezik egy esemény, például kifizetnek egy foglalást vagy lezársz egy munkát, akkor a számla magától kiáll a helyes adatokkal, elmegy emailben, és bekerül a könyvelésbe. Te csak akkor nyúlsz hozzá, ha valami eltér a szokásostól.
A Számlázz.hu és a Billingo is ad ehhez programozói felületet. Mindkettő elintézi a NAV felé kötelező adatszolgáltatást is, és ez fontos: ezt a részt soha ne akarja senki maga megírni.
Mit érdemes automatizálni
- Ismétlődő, azonos összegű díjak: bérlet, havidíj, előfizetés. Itt a legnagyobb az időnyereség, mert havonta ugyanaz.
- Online fizetett foglalás vagy előleg. A fizetés ténye maga az esemény, ami kiváltja a számlát.
- Díjbekérő küldése és a beérkezett utalás párosítása.
- A számla eljuttatása az ügyfélnek és a könyvelőnek egyszerre, hogy ne neked kelljen továbbítgatni.
Mit ne automatizálj
Az egyedi árazású, alkuval született munkákat. Ha minden számla más, akkor az automatizmus csak egy újabb hibalehetőség.
A sztornózást és a helyesbítést. Ezek ritkák, viszont ha rosszul mennek el, azt utólag rendbe rakni fájdalmas. Ezeket csináld kézzel.
Az áfa-logikát. Az alanyi adómentesség átlépése, a fordított adózás, a külföldi számla mind olyan eset, amit a könyvelőddel kell megbeszélni, nem egy szkripttel.
Hogyan kezdj hozzá
- Írd fel, hány számlát állítasz ki havonta, és ebből mennyi az, ami mindig ugyanúgy néz ki. Ha ez a szám 10 alatt van, valószínűleg nem éri meg fejlesztést venni rá.
- Nézd meg, van-e a számlázódnak kész összekötése azzal, amit már használsz. Sokszor van, és akkor nem kell fejleszteni semmit.
- Ha nincs, akkor jön a programozói felület. Egy tipikus bekötés fél-egy nap, ha a fiók már működik és a számlaadatok rendben vannak.
- Teszteld éles előtt egy próbaszámlával, és nézd meg, hogy a NAV felé is átment-e.
Mire számíts
A megtakarítás nem a számla kiállításának két percéből jön, hanem abból, hogy nem kell rá emlékezned, nem halasztod el, és nem kell este utánakeresned, hogy kinek mit küldtél el. Ez havi néhány óra, plusz az, hogy hamarabb fizetnek, mert hamarabb kapják meg a számlát.
Nézzük meg a te oldaladat
Húsz perc, és megmondom, mi az a három dolog, ami most a legtöbb ügyfelet viszi el tőled. Ha utána nem akarsz dolgozni velem, az is rendben van.